„Zapier ist uns zu teuer geworden. Wir sollten zu etwas Günstigerem wechseln.“

Diesen Satz höre ich immer öfter, und fast immer folgt gleich der Name eines anderen Tools, meistens n8n. Manchmal ist das tatsächlich die richtige Entscheidung. Häufiger kommt sie zu früh. Und es geht nicht nur um Zapier: Bei Make ist es dieselbe Geschichte, nur dass die Rechnung in anderen Einheiten kommt.

Eine hohe Rechnung für Automatisierung sagt selten etwas über den Preis des Tools aus. Sie sagt etwas darüber, wie Ihre Prozesse aufgebaut sind: wie viele Schritte sie haben, wie oft sie laufen und wie viele dieser Läufe überhaupt nötig sind. Wer das nicht klärt, nimmt beim Plattformwechsel dasselbe Chaos einfach mit, nur in günstigerer Verpackung.

Wofür Sie tatsächlich zahlen

Drei Plattformen zählen drei verschiedene Dinge, und davon hängt alles Weitere ab.

Zapier zählt Tasks. Ein Task ist jede erfolgreiche Aktion in einem Zap. Trigger, Filter, Paths, Formatter, Delay und Looping verbrauchen keine Tasks, fehlgeschlagene Schritte ebenfalls nicht. Die Abfrage neuer Daten (Polling) ist kostenlos: Sie zahlen nur, wenn ein Zap tatsächlich etwas getan hat. Ein Code-by-Zapier-Schritt kostet bei Standardlaufzeit einen Task.

Make zählt Credits. Das Trigger-Modul verbraucht bei jedem Lauf einen Credit, auch wenn keine neuen Daten gefunden wurden. Ein Aktionsmodul („hinzufügen“, „aktualisieren“, „löschen“) verbraucht einen Credit pro verarbeitetem Datensatz. Filter, Router und Fehlerhandler kosten keine Credits. Das integrierte Code-Modul wird anders abgerechnet: zwei Credits pro Sekunde Laufzeit.

n8n zählt Ausführungen. Eine Ausführung ist ein Durchlauf des gesamten Szenarios, egal ob es zwei Knoten hat oder zweihundert.

Nehmen wir einen Prozess: Anfrage → Kontaktsuche → Update → Deal → Aufgabe → E-Mail → Slack. Sechs Aktionen, 100 Anfragen pro Tag, 30 Tage im Monat. Das Beispiel ist illustrativ, die Rechnung aber einfach:

  • Zapier: 6 × 100 × 30 = 18.000 Tasks pro Monat.
  • Make (bei Start per Webhook): 1 Credit für den Trigger + 6 Module = 7 Credits pro Lauf, zusammen 21.000 Credits.
  • n8n: 100 × 30 = 3.000 Ausführungen.

Zum Vergleich: Der Zapier-Tarif Professional beginnt bei 750 Tasks pro Monat, der Starter von n8n enthält 2.500 Ausführungen. Die Zählweisen unterscheiden sich enorm, und deshalb klingt „Wechseln wir doch“ so überzeugend.

Dieses Beispiel rechnet mit einem Datensatz pro Lauf. Verarbeitet ein Szenario Listen und Tabellen, sieht das Bild anders aus. Dazu weiter unten mehr.

Aber das ist nur die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte: wie viele Läufe und wie viele Schritte Ihre Szenarien tatsächlich haben, und woher sie kommen.

Mythen, die die Rechnung treiben

„Wir haben doch nur ein paar Automatisierungen.“

Die Anzahl der Szenarien sagt fast nichts. Bezahlt werden Schritte mal Läufe. Ein einziger Zap mit sechs Aktionen und hundert Anfragen am Tag ergibt schon 18.000 Tasks. Und mehrere solcher Zaps, die einmal „klein“ aussahen, summieren sich zu einer Rechnung, die niemand geplant hat.

Besonders tückisch sind zeitgesteuerte Starts bei Make. Prüft ein Szenario alle fünf Minuten auf neue Daten, sind das 8.640 Credits im Monat allein für die Abfragen, auch wenn nichts Neues da ist. Bei Zapier sind solche Abfragen kostenlos, das minimale Intervall hängt aber vom Tarif ab: 15 Minuten im Free-Tarif, 2 Minuten bei Professional, 1 Minute bei Team. Dieselbe Gewohnheit kostet auf verschiedenen Plattformen unterschiedlich viel, und das sollten Sie vor einem Wechsel wissen, nicht danach.

„Diese Szenarien werden schon gebraucht. Jemand hat sie ja gebaut.“

Stimmt. Nur nicht Sie und nicht dieses Jahr. Zwei Szenarien reagieren auf dasselbe Ereignis: eines hat der Vertrieb gebaut, das andere die Buchhaltung, und beide schreiben ins CRM. Das Szenario eines ausgeschiedenen Mitarbeiters läuft weiter, weil niemand weiß, was kaputtgeht, wenn man es abschaltet. Ein Test-Zap, der vor zwei Jahren „nur vorübergehend“ eingeschaltet wurde, verbraucht bis heute Tasks.

Niemand ist hier schuld. Jede Entscheidung war im Moment vernünftig. Das Problem ist, dass das Gesamtsystem keinen Verantwortlichen hat, der es als Ganzes im Blick behält.

„Lieber kommt zu viel durch, als dass wir eine Anfrage verlieren.“

Ein Filter wirkt wie ein Risiko: falsch eingestellt, geht ein Kunde verloren. Also steht am Anfang der Kette nichts, und durch den ganzen Prozess läuft alles: Testanfragen, Dubletten, Spam, E-Mails ohne Inhalt.

Aber ein Filter verliert keine Anfragen. Er entscheidet, welche weiterverarbeitet werden. Bei Zapier werden Schritte nach einem nicht bestandenen Filter gar nicht erst ausgeführt und verbrauchen keine Tasks. Bei Make ist der Filter selbst kostenlos, aber alles, was davor lag, ist bereits bezahlt, auch der Trigger. Deshalb gehört der Filter so weit nach vorn wie möglich.

„Es läuft doch, nicht anfassen.“

Die Kette aus acht Schritten hat irgendwann ein Mitarbeiter oder Dienstleister gebaut, Schritt für Schritt, und damals war das in Ordnung. Er ist weg, Dokumentation gibt es nicht, und niemand traut sich heran. Manchmal hat der Ersteller auch schlicht keinen Code geschrieben: Wo ein einziger Code-Schritt gereicht hätte, stehen drei Blöcke für Suche, Prüfung und Update. Jeder Lauf bezahlt alle drei.

Bei Zapier kostet ein Code-by-Zapier-Schritt einen Task, und darin lassen sich mehrere API-Aufrufe unterbringen. Bei Make wird das Code-Modul nach Laufzeit abgerechnet (zwei Credits pro Sekunde): Eine schnelle Datenumwandlung kostet kaum etwas, Code, der auf die Antwort eines externen Dienstes wartet, kann dagegen teurer werden als mehrere normale Module. Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, und genau deshalb lohnt es sich zu rechnen, statt zu raten.

Und ehrlich gesagt: Code muss man schreiben, testen und pflegen können. Wenn ihn danach niemand mehr lesen kann, haben Sie eine teure Kette nur durch eine unverständliche ersetzt. Das ist keine Einsparung, sondern eine Verlagerung des Risikos.

„Das ist doch ein Schritt: Zeilen in der Tabelle suchen und bearbeiten.“

Für Sie ist es ein Schritt, für die Plattform sind es so viele Schritte, wie Zeilen gefunden werden. Angenommen, ein Szenario holt einmal am Tag 200 Zeilen aus einer Tabelle und führt pro Zeile drei Aktionen aus: Datensatz aktualisieren, Aufgabe anlegen, E-Mail senden. Das Beispiel ist illustrativ.

Bei Zapier verbrauchen die Suche in der Tabelle und der Looping-Schritt selbst keine Tasks, aber jede Aktion nach der Schleife kostet pro Durchlauf einen Task. Laut Zapier-Hilfe verbraucht eine einzelne Aktion nach einer Schleife mit 500 Durchläufen 500 Tasks. Unsere 200 Zeilen × 3 Aktionen ergeben rund 600 Tasks pro Lauf und rund 18.000 im Monat.

Bei Make kostet die Suche einen Credit, auch wenn sie viele Datensätze liefert, aber jedes Aktionsmodul läuft einzeln für jeden Datensatz. Im Beispiel aus der Make-Hilfe lieferte die Suche 10 Zeilen, das Löschen dieser Zeilen kostete 10 Credits, zusammen also 11. Für unsere 200 Zeilen sind das 1 + 600 = 601 Credits pro Lauf, rund 18.000 im Monat.

n8n zählt denselben Lauf als eine Ausführung, also 30 im Monat.

Was tun? Nur die nötigen Zeilen vor der Schleife auswählen, einmalige Aktionen aus der Schleife herausnehmen (bei Zapier geht das mit einem Filter auf „letzter Schleifendurchlauf“) und, wenn der Dienst eine Stapelverarbeitung anbietet, diese statt der Einzelverarbeitung nutzen.

„Dann wechseln wir zu n8n, das ist ja kostenlos.“

Dazu weiter unten ein eigener Abschnitt, denn hier gibt es die meisten Missverständnisse.

Was passiert, wenn das Limit erreicht ist

Es gibt noch etwas, das viele erst bemerken, wenn die Rechnung kommt. Erreicht Zapier das Task-Limit Ihres Tarifs, schaltet es standardmäßig auf Abrechnung pro zusätzlichem Task um, zu einem höheren Satz als im Abo. Das geht bis zum Dreifachen des Tariflimits, danach werden neue Läufe bis zum Ende des Abrechnungszeitraums zurückgehalten. Ist die Abrechnung pro Task deaktiviert, stoppen die Läufe schon am Limit.

Das heißt: Ihre Szenarien brechen nicht ab, wenn Sie über den Rahmen hinauswachsen. Sie laufen weiter und werden teurer. Die Rechnung steigt leise, ohne Ausfall, und lässt sich deshalb so leicht für „ganz normales Wachstum“ halten.

Was Sie tun können, bevor Sie die Plattform wechseln

Zuerst die Diagnose. Sie dauert eine Stunde, nicht eine Woche.

Finden Sie heraus, wo die Tasks verbraucht werden.

In Zapier öffnen Sie die Zap-Historie (Zap history). Der Tab Task usage zeigt, welche Zaps im gewählten Zeitraum die meisten Tasks verbraucht haben, der Tab Zap runs zeigt einzelne Läufe. Die Gesamtsumme für das Konto sehen Inhaber und Administratoren auf der Seite Billing in den Tabs Subscription und Usage Insights.

In Make öffnen Sie das Dashboard der Organisation, wählen in der Seitenleiste Org, dann My plan und Credit usage. Dort sehen Sie die Credits pro Szenariolauf, per Klick auf einen Lauf öffnen sich die Details.

Notieren Sie die drei bis fünf verbrauchsstärksten Szenarien. Meist verursachen einige wenige Szenarien den Großteil des Verbrauchs.

Beantworten Sie für jedes drei Fragen. Wozu dient es? Wer ist dafür verantwortlich? Was geht kaputt, wenn man es abschaltet? Gibt es auf die dritte Frage keine Antwort, können Sie das Szenario für eine Woche ausschalten und beobachten, wer es bemerkt.

Entfernen Sie Dubletten und vergessene Tests. Dubletten sind zwei Szenarien, die auf dasselbe Ereignis reagieren oder dasselbe tun. Vergessene Tests sind Test-Zaps und Kopien, die irgendwann „mal kurz“ eingeschaltet und nie wieder ausgeschaltet wurden: Sie laufen weiter mit echten Daten und verbrauchen Tasks. Besser erst deaktivieren statt löschen und eine Woche abwarten, ob sich jemand beschwert.

Setzen Sie einen Filter an den Anfang und prüfen Sie, ob sich ein zeitgesteuerter Start durch einen ereignisgesteuerten (Webhook) ersetzen lässt.

Ersetzen Sie Ketten aus mehreren Schritten durch einen einzigen Code-Schritt, wo das wirklich möglich ist, und wo Sie oder Ihr Dienstleister bereit sind, diesen Code zu pflegen.

Erst danach rechnen Sie dasselbe Volumen auf den Tarifen aller Plattformen nach, einschließlich der aktuellen. Oft zeigt sich, dass die Rechnung nach der Bereinigung auf der jetzigen Plattform völlig in Ordnung ist. Manchmal stellt sich heraus, dass ein Wechsel doch nötig ist, aber dann wissen Sie genau, was Sie mitnehmen.

Analyse → Vereinfachung → Entscheidung über die Plattform. In dieser Reihenfolge.

Wann n8n wirklich passt

n8n zählt nicht Schritte, sondern Läufe. Bei langen, mehrstufigen Prozessen und bei Szenarien, in denen ein Datensatz viele Verarbeitungsschritte durchläuft, kann das deutlich günstiger sein. Der Cloud-Tarif Starter kostet bei jährlicher Zahlung 20 € im Monat (24 € bei monatlicher Zahlung) für 2.500 Ausführungen, Pro 50 € (60 €) für 10.000. Die selbst gehostete Community Edition ist kostenlos, bezahlen müssen Sie nur den Server.

Aber kostenlose Software ist noch kein kostenloses System. Wenn Sie n8n selbst betreiben, liegt alles andere bei Ihnen:

  • Wer spielt Updates für Server und n8n ein?
  • Wer merkt nachts um drei, dass ein Szenario ausgefallen ist, und was passiert mit den Anfragen, die in der Zwischenzeit eingehen?
  • Wo liegen die Backups, und wie schnell lassen sie sich wiederherstellen?
  • Wer ist für den Schutz der Kundendaten verantwortlich, die über den Server laufen?

Fragen des Datenschutzes (DSGVO) sind ein eigenes, großes Thema, das Sie vorab mit einer Fachperson klären sollten.

Hinzu kommt die Lizenz. n8n steht nicht unter einer klassischen Open-Source-Lizenz, sondern unter der Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung für interne Zwecke des Unternehmens, nicht aber, n8n anderen als Dienst anzubieten. Für die meisten Unternehmen ist das kein Problem, aber man sollte es vor der Einführung wissen.

Und schließlich kostet auch die Migration selbst Geld: Jedes Szenario muss neu gebaut, getestet und eine Zeit lang parallel zum alten betrieben werden. Prüfen Sie vorab, ob es für Ihre Anwendungen fertige Integrationen in n8n gibt oder ob Sie API-Anfragen von Hand schreiben müssen.

Einen schlechten Prozess zu migrieren, macht ihn nicht besser. Nur günstiger. Dasselbe Chaos, nur mit kleinerer Rechnung.

Statt eines Fazits

Eine hohe Rechnung bei Zapier oder Make ist kein Grund, das Tool zu wechseln. Sie ist ein Grund, die Laufhistorie zu öffnen und bei jedem Schritt zu fragen: Wozu gibt es dich eigentlich?

Manchmal lautet die Antwort: „Wozu eigentlich.“ Manchmal: „Man kann mich mit dem Nachbarn zusammenlegen.“ Manchmal: „Ich werde gebraucht, laufe aber zu oft.“ Und erst danach, wenn die Rechnung immer noch hoch ist, wird ein Wechsel nicht zur Reaktion auf Frust, sondern zu einer Entscheidung, die sich begründen lässt.

Teure Automatisierung ist oft einfach ungeprüfte Automatisierung.

Quellen

Stand: 1. Oktober 2026. Preise und Tarife ändern sich, prüfen Sie vor einer Entscheidung die offiziellen Seiten.