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Realisierte Projekte

Automation in Practice

Wie Automatisierung, Integrationen und KI einzelne Aufgaben in funktionierende Geschäftsprozesse verwandeln – ein Einblick in ausgewählte Projekte.

Vom Ausfüllen des Formulars bis zur Zugangsvergabe — der gesamte Kundenweg läuft automatisch ab.

Zeitaufwand ~ 40 Min. pro Kunde
Vorher
Antrag (Kunde reicht ein) Start
Prüfung (manuell) + 5 Min.
Vertrag (manuell erstellt) + 10 Min.
Vertrag senden (per E-Mail) + 3 Min.
Erinnerung (zur Unterschrift) + 3 Min.
Formular senden (nach Unterschrift) + 2 Min.
CRM & Tabelle (Daten manuell übertragen) + 10 Min.
Abo & Zahlungen (manuell angelegt & verfolgt) + 7 Min.
Nachher
Vertrag erstellen (automatisch generiert) 0.5s
Vertrag senden (per E-Mail) 0.2s
Unterschrift (automatisch verfolgt) Echtzeit
Formular senden (nach Unterschrift) 0.2s
Abo erstellen (Abonnement & Rechnungsstellung) 0.3s
Zahlungsverfolgung Echtzeit
Auto-Erinnerungen (bei Verzug) Automatisch
Erfolgreiche Zahlung Sofort
Herausforderung

Abonnements und Zahlungen liefen über mehrere Systeme. Daten aus Formularen, Billing, Marketing-Automatisierung und interner Buchhaltung mussten manuell synchronisiert werden — mit wachsender Kundenzahl wurde das zunehmend komplexer.

Umsetzung
1. Datenerfassung Daten werden über Formulare gesammelt (Formstack)
2. Prüfung & Validierung Daten werden automatisch geprüft und validiert (Zapier)
3. Vertragsunterzeichnung Der Vertrag wird automatisch anhand der erfassten Daten erstellt und bereits ausgefüllt an den Kunden gesendet (SignRequest) — nach der Unterschrift wird das Abonnement automatisch erstellt
4. Abo-Erstellung Das Abonnement wird automatisch in Chargebee erstellt
5. Zahlungsverfolgung Chargebee verarbeitet Zahlungen und verfolgt deren Status
6. Erinnerungen Automatische Erinnerungen werden nicht nur bei überfälligen Zahlungen versendet, sondern auch bei verzögerten anderen Schritten des Kunden in der Automatisierungskette (ActiveCampaign)
7. Erfolgreiche Zahlung Der Kunde erhält Zugang nach erfolgreicher Zahlung, Daten werden aktualisiert
Ergebnis
  • Ein einheitlicher automatisierter Billing-Prozess
  • Weniger manuelle Arbeit und Fehler
  • Rechtzeitige Erinnerungen und Zahlungskontrolle
  • Skalierbares System für wachsende Kundenzahlen
Werkzeuge
Chargebee ChargebeeVerwaltung von Abonnements und Zahlungen
ActiveCampaign ActiveCampaignE-Mail-Kampagnen und Kommunikation
Google SheetsDatenerfassung und Reporting
ZapierVerbindende Szenarien und Automatisierungen
FormstackFormulare und Datenerfassung
SignRequestOnline-Vertragsunterzeichnung

Vom ersten Kontakt bis zur Weiterleitung an Marketing oder Vertrieb — die Lead-Qualifizierung läuft automatisch ab.

Zeitaufwand ~ 3 Std./Woche
Vorher
Formulare auf der Website
Werbung
E-Mail-Newsletter
Social Media
  • Daten sind verstreut
  • Manuelle Verarbeitung und Datenübertragung
  • Risiko von Lead-Verlust
  • Keine Transparenz und Kontrolle

Kein einheitlicher Prozess und keine Struktur

~ 3 Std./Woche verstreute Bearbeitung
Nachher
Kanäle Formulare Werbung E-Mail Social Media
Erfassung
Social Media Erfassung
Lead-Erfassung Automatischer Einstieg 0.2s
Datenprüfung Vollständigkeit & Qualität 0.5s
ActiveCampaign CRM & Qualifizierung ActiveCampaign
Automatische Bewertung 1s
Auto-Verteilung Nach Kriterien Sofort
MarketingNurturing-Kampagnen
VertriebDirekter Kontakt

Ein einheitlicher, automatisierter Prozess

Herausforderung

Leads kamen über verschiedene Kanäle rein. Ohne strukturierte Automatisierung verteilten sich die Daten auf Formulare, CRM, Marketing-Tools und interne Kommunikation — mit dem Risiko unvollständiger Daten und verpasster Chancen.

Lösung

idNex verband Lead-Erfassung, Validierung, CRM und Marketing zu einem Workflow, der Leads automatisch qualifiziert und an Marketing oder Sales weiterleitet.

Ergebnis
  • Leads bewegen sich automatischdurch den gesamten Prozess
  • Weniger manuelleNachbearbeitung
  • Der Prozess lässt sichleichter skalieren
Werkzeuge
ActiveCampaign ActiveCampaignCRM & Marketing-Automatisierung
HubSpotCRM
Google SheetsBuchhaltung & Reporting
Make (Integromat)Verbindende Szenarien & Automatisierung
TypeformFormulare & Lead-Erfassung

Automatischer Abruf, Normalisierung und Synchronisierung von Transaktionen — ohne manuelles Zusammenführen von Tabellen.

Zeitaufwand ~ 4 Std./Woche
Vorher
Bank 1 & 2 — Kontoauszüge online
Stripe / PayPal — Zahlungs-Gateways
Manueller CSV-Export
Manuelles Zusammenführen in Excel
  • Unterschiedliche Datenformate
  • Doppelte Transaktionen
  • Verzögerungen bei Reports
  • Stunden manueller Routine

Verstreute Kontoauszüge und Fehlerrisiko beim Zusammenführen

~ 4 Std./Woche manueller Abgleich
Nachher
API-Streams Bank 1 API Stripe Hook PayPal API Webhooks
Auto-Erfassung
Webhooks Auto-Erfassung
Bereinigung Deduplizierung & Formate 0.4s
Airtable Hub Einheitliche Basis
Zentralisierung 0.8s
AnalyticsLive-Dashboard
BuchhaltungAblage & Archiv

Ein einheitlicher Finanzfluss, null Routine und aktuelle Buchhaltung

Herausforderung

Transaktionen kamen von verschiedenen Banken und Zahlungssystemen in inkompatiblen Formaten. Das Zusammenführen erforderte ständigen manuellen CSV-Export, ging mit Dubletten einher und lieferte kein aktuelles Bild der Zahlungsströme.

Lösung

idNex hat eine automatische API-Pipeline aufgebaut: Über Webhooks und REST API werden Transaktionen erfasst, Felder normalisiert, Dubletten gefiltert und saubere, strukturierte Datensätze automatisch in eine einheitliche Airtable-Basis für sofortige Analysen geladen.

Ergebnis
  • Ein zentraler Finanz-HubAlle Konten und Gateways in Echtzeit vereint
  • Null manuelles CSV-ZusammenführenFehler und Dubletten ausgeschlossen
  • Fertige Basis für die BerichterstattungSofortiger Zugriff für Buchhaltung & Geschäftsführung
Werkzeuge
AirtableZentrale Datenbank & Buchhaltung
n8nAPI-Pipelines & Logik
REST API / WebhooksDirekter Zahlungsabruf
Google SheetsBackup-Archiv & Ablage
Bank- & Payment-APIsStripe, PayPal, Open Banking

Ein Sprach-KI-Agent, der den Kunden versteht, die Verfügbarkeit prüft und die Buchung 24/7 abschließt.

Zeitaufwand ~ 5 Std./Woche
Vorher
Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten
Mitarbeiter mit anderem Kunden beschäftigt
Manueller Kalenderabgleich
Manuelle Rückrufe/SMS
  • Verpasste Leads
  • Fehler im Terminplan
  • Hohe No-Show-Quote
  • Überlastetes Team

Kundenverlust bei Anrufspitzen und nachts

~ 5 Std./Woche — für Rückrufe und die Bearbeitung verpasster Anrufe
Nachher
Anruf 24/7 Eingang Sofort
VAPI + LLM Spracherkennung & Absicht ~ 1,5s
n8n Logic Geschäftslogik & Slots
Zentrale Steuerung ~ 2s
KalenderTerminabgleich
CRM + SMSErinnerung

Lebendiger Dialog, sofortige Buchung und null verpasste Anfragen

Herausforderung

Das Unternehmen verlor eingehende Anfragen und Kunden außerhalb der Geschäftszeiten und bei Belastungsspitzen. Mitarbeiter kamen mit den Anrufen nicht hinterher, und die manuelle Terminabstimmung führte zu Fehlern im Zeitplan und einer hohen No-Show-Quote.

Lösung

idNex hat einen Sprach-KI-Assistenten auf Basis von n8n und VAPI entwickelt. Der Agent führt einen natürlichen Dialog, erkennt Absichten, gleicht den Kalender der Mitarbeiter dynamisch ab und bucht, verschiebt oder storniert Termine sofort — ganz ohne menschliches Zutun.

Ergebnis
  • Terminbuchung rund um die UhrAnrufannahme und Buchung ohne Mitarbeiter
  • Weniger No-Shows und ÜberschneidungenSofortige Bestätigung und SMS-Erinnerungen
  • Vollständige Entlastung des TeamsTeam konzentriert sich auf die Kundenbetreuung
Werkzeuge
VAPIVoice AI & Sprach-Engine
n8n WorkflowGeschäftslogik & API-Agent
OpenAI / ClaudeKontextverständnis & NLP
Google CalendarVerwaltung von Slots & Buchungen
WhatsApp & CRMAutomatische Bestätigungen & Deals

Slot-Synchronisierung mit dem Kalender ohne Überschneidungen, automatische Erstellung von Video-Links und CRM-Erfassung.

Zeitaufwand ~ 30–45 Min.
Vorher
Anfrage über Website/E-Mail
Hin und her per E-Mail
Manuelle Terminvergabe
Manueller Versand des Zoom-Links
  • Langwierige Abstimmung
  • Risiko doppelter Buchungen
  • Hohe No-Show-Quote
  • Keine Daten im CRM

Kalender-Chaos und Lead-Verlust durch Verzögerungen

~ 30–45 Min. bis zur bestätigten Buchung
Nachher
Website-Widget Slot-Auswahl Sofort
Live-Sync Kalenderprüfung 0.3s
Make / API Trigger & Logik
Automatisches Szenario ~ 1s
Meet / MailVideo + Slot
CRM & AlertDeal + SMS

Nahtlose Buchung 24/7 und durchgängige Prozesssynchronisierung

Herausforderung

Kunden wollten sich schnell und direkt auf der Website für Beratungen anmelden. Die manuelle Terminabstimmung per E-Mail und Messenger führte zu langen Antwortzeiten, Doppelbuchungen im Kalender und häufigem Nichterscheinen (No-Shows) ohne automatische Erinnerungen.

Lösung

idNex hat ein individuelles Online-Buchungsmodul auf der Website implementiert, mit beidseitiger Synchronisierung zu Google/Outlook Calendar. Bei der Slot-Auswahl erstellt das System automatisch einen persönlichen Video-Link, überträgt den Lead ins CRM und startet eine Kette automatischer Erinnerungen.

Ergebnis
  • Buchung ohne Wartezeit, 24/7Kunden buchen ihren Termin mit einem Klick
  • 40%+ weniger TerminausfälleDank Erinnerungen per WhatsApp und E-Mail
  • Vollständige Entlastung von RoutineLinks, CRM und Slots laufen automatisch
Werkzeuge
Google / OutlookKalendersynchronisierung
Make (Integromat)Verbindende Szenarien & API
HubSpot / ActiveCamp.CRM, Deals & Tagging
Zoom & Google MeetAutomatische Link-Erstellung
WhatsApp & MailTerminerinnerungen

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Leistungen
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Kontakt

Iryna Dohadailo

info@idnex.de +49 175 253 8771 LinkedIn WhatsApp Telegram