Ich habe das zum ersten Mal erlebt, lange bevor ich angefangen habe, mich mit Automatisierung zu beschäftigen.

Während eines Praktikums in einem Unternehmen habe ich einen Prozess kennengelernt, an den ich mich bis heute gut erinnere. Die Prozesse dort waren so kompliziert und veraltet, dass man für einen neuen Mitarbeiter buchstäblich eine Anleitung hätte schreiben müssen, damit er ein einziges Dokument ausdrucken konnte.

Kein Scherz.

Man musste einen Preis aus einem Dokument nehmen.

Ihn in ein anderes übertragen.

Die Kopfzeile separat ausdrucken.

Das Papier nehmen.

Es in einen anderen Drucker einlegen.

Den Prozess fortsetzen.

Und davon gab es viele solcher Vorgänge.

Ich sah mir das an und dachte:

Das kann man doch mit einem Klick erledigen.

Ich schlug der Geschäftsleitung vor, den Prozess zu verändern.

Aber es gab ein Problem.

Im Unternehmen arbeitete jemand, der dieses System besser kannte als alle anderen.

Er war länger dort als die meisten. Er kannte jeden Schritt. Jede Ausnahme. All die kleinen „Geheimnisse", die nirgendwo dokumentiert waren. Und er wollte nicht, dass sich der Prozess verändert.

Das kann man auch verstehen.

Solange nur du weißt, wie ein komplexes System funktioniert, wird deine Rolle sehr wichtig. Aber was passiert, wenn das System vereinfacht wird? Wenn jeder neue Mitarbeiter dasselbe tun kann? Wenn der Prozess nicht mehr von deinem Wissen abhängt? Dann verlierst du einen Teil deines Status.

Die Geschäftsleitung entschied sich schließlich, nichts zu verändern. Weil sie dem erfahrensten Mitarbeiter vertraute. Und das System wurde weiterhin von ihm getragen.

Neue Mitarbeiter kamen. Und gingen wieder.

Weil es zu schwierig war, dieses System zu verstehen.

Damals wurde mir zum ersten Mal sehr klar:

Wenn ein Geschäftsprozess nur funktioniert, weil eine einzige Person weiß, wie er ausgeführt wird, ist das kein System. Es ist eine Abhängigkeit.

Für ein Unternehmen ist das jedoch sehr teuer. Denn das Unternehmen zahlt nicht nur das Gehalt dieser Person. Es zahlt auch für die Folgen dieser Abhängigkeit:

  • andere Mitarbeiter müssen den Prozess lange erklären und immer wieder neu vermitteln;
  • neue Mitarbeiter brauchen länger für die Einarbeitung;
  • modern denkende und selbstständige Menschen möchten vielleicht gar nicht in einem solchen System arbeiten;
  • ein Teil der Arbeitszeit geht für ständige Rückfragen und manuelle Workarounds verloren;
  • das Unternehmen wird von einer einzigen Person abhängig;
  • und wenn diese Person krank wird oder das Unternehmen verlässt, kann mit ihr auch das Wissen über den Prozess verloren gehen.

Das ergibt ein Paradox:

Ein Mensch, der für das Unternehmen besonders wertvoll erscheint, kann gleichzeitig ein Zeichen dafür sein, dass das System selbst falsch aufgebaut ist.

Und das ist nicht nur meine Geschichte.

Heute stehen viele Unternehmen bereits auf Organisationsebene vor einem ähnlichen Problem.

Laut Bitkom haben im Jahr 2026 51 % der deutschen Unternehmen Schwierigkeiten mit der Digitalisierung. Als Hindernisse nennen Unternehmen unter anderem fehlende Zeit – 66 % und fehlende Fachkräfte – 70 %.

Das ist wichtig, denn schlechte Prozesse werden gerade dort besonders teuer, wo einem Unternehmen ohnehin Zeit und qualifizierte Mitarbeiter fehlen.

Wenn ein Prozess falsch aufgebaut ist, kompensiert ein Unternehmen das häufig nicht durch eine Veränderung des Systems, sondern durch zusätzliche Arbeitszeit seiner Mitarbeiter.

Das Unternehmen zahlt also doppelt: zuerst für das ineffiziente System und anschließend für die menschliche Arbeitszeit, die nötig ist, um es am Laufen zu halten.

Genau damals habe ich zwei Entscheidungen getroffen, die meinen weiteren beruflichen Weg maßgeblich geprägt haben.

Erstens: Ich möchte nicht in einem nicht funktionierenden System arbeiten, das nur durch menschlichen Einsatz am Laufen gehalten werden kann.

Nicht, weil ich nicht mit Menschen arbeiten möchte.

Sondern weil ich nicht möchte, dass Menschen ständig die Schwächen des Prozesses selbst kompensieren müssen.

Ich mag es nicht, wenn ein Mensch zum „Übersetzer" zwischen einem schlecht aufgebauten Prozess und den übrigen Mitarbeitern wird.

Zweitens: Ich möchte Systeme selbst gestalten.

Systeme, die nicht nur für einen „unersetzlichen" Mitarbeiter verständlich sind, sondern für das gesamte Unternehmen.

Systeme, die Menschen nicht zu Gefangenen eines Prozesses machen und keine Abhängigkeit von einzelnen Personen schaffen.

Systeme, die es einem neuen Mitarbeiter ermöglichen, einen Prozess ohne zwei Wochen Erklärung zu verstehen.

Systeme, bei denen man nicht 15 Jahre im Unternehmen arbeiten muss, um zu wissen, welchen Knopf man drücken muss.

Systeme, die einem Unternehmen helfen, profitabler und effizienter zu arbeiten, anstatt Mitarbeiter dazu zu zwingen, mit ihrer Arbeitszeit ständig die Schwächen des Systems auszugleichen.

Und vor allem:

Systeme, die für das Unternehmen arbeiten – nicht ein Unternehmen, das um sein System herum arbeiten muss.

Vielleicht entstand genau damals zum ersten Mal mein Wunsch, nicht einfach jemand zu sein, der „Aufgaben automatisiert".

Ich wollte Architektin von Geschäftsprozessen sein.

Und heute, wenn ich mir den Prozess eines Unternehmens anschaue, beginne ich nicht mit der Frage:

„Welches Tool sollten wir einsetzen?"

Ich beginne mit einer anderen:

„Warum ist dieser Prozess überhaupt so aufgebaut?"

Und erst danach entscheide ich, was damit geschehen soll.

Ich möchte nicht einfach bestehende Prozesse automatisieren.

Ich möchte sie verstehen, neu gestalten und Systeme schaffen, die unabhängig von einer einzelnen Person funktionieren.

Denn manchmal ist der beste Prozess nicht der automatisierte alte Prozess.

Es ist ein Prozess, der zuerst neu gestaltet werden muss.